Ein-, Um- und Austritte laufen als Prozesse mit Verantwortlichen und Fristen. Richtlinien werden pro Version bestätigt, jährliche Auffrischungen starten automatisch, und jede Admin-Änderung landet im Audit-Log. SquadBear betreibt die HR-Controls Ihres ISMS, und Ihr KI-Assistent zieht den Status für das Management-Review mit einer Frage zusammen.
SquadBear zertifiziert Sie nicht und ersetzt kein vollständiges ISMS-Tool. Es führt die Controls aus, die im Personalbereich liegen.
Erstelle den Status der Personal-Controls für das Management-Review am Donnerstag.
Assistent · ISO 27001
In jedem Audit kehren dieselben Fragen zu Mitarbeitenden, Zugriffen und Richtlinien wieder. Jede Antwort sollte ein Blick ins System sein, keine Woche voller weitergeleiteter E-Mails.
Zeigen Sie mir, dass Neueintritte die Sicherheitsregeln vor dem Start akzeptiert haben.
Eine Einstellung startet automatisch das Onboarding. Der Richtlinien-Schritt wartet auf die Bestätigung der neuen Person, und der Upload-Schritt hält das unterschriebene NDA fest, bis Admin oder Führungskraft es geprüft haben.
Zeigen Sie mir, dass die Zugriffsrechte bei diesem Rollenwechsel geprüft wurden.
Ein Prozess startet, sobald sich Position, Rolle oder Führungskraft ändern. Die Zugriffsprüfung hat eine benannte verantwortliche Person, und die Entscheidung wird mit Name und Zeitstempel dokumentiert.
Zeigen Sie mir, dass diese Person am letzten Arbeitstag alle Zugriffe verloren hat.
Das Offboarding startet automatisch - erst Zugriffe entziehen, dann Geräte zurückholen - und jeder Schritt protokolliert, wer ihn wann erledigt hat. Eigene SquadBear-Sitzungen, KI-Assistenten-Verbindungen und API-Schlüssel enden im selben Moment.
Zeigen Sie mir die jährliche Sicherheitsunterweisung, Person für Person.
Die jährliche Sicherheitsschulung läuft zum jeweiligen Eintrittsjubiläum und wartet auf die Bestätigung der aktuellen Informationssicherheitsrichtlinie. Ein Durchlauf pro Person und Jahr, jeweils mit Abschlusszeitpunkt.
Zeigen Sie mir, dass alle Mitarbeitenden die aktuelle Informationssicherheitsrichtlinie bestätigt haben.
Jede Version ist mit einem SHA-256-Fingerabdruck fixiert, und jede Bestätigung speichert den eingegebenen Namen, diesen Fingerabdruck, die Uhrzeit und den Kanal. Die Kampagnenliste lässt sich als CSV exportieren.
Zeigen Sie mir, wer Rollen und Berechtigungen im HR-System geändert hat.
Rollenänderungen, MFA-Einstellungen, Richtlinien- und Bestätigungsänderungen sowie Prozessschritte landen in einem unveränderlichen Audit-Log, filterbar nach Person, Datensatz oder Zeitraum.
Die Nummerierung folgt ISO/IEC 27001:2022. „Führt aus“ bedeutet, dass die Maßnahme in SquadBear läuft und der Nachweis dort entsteht. „Unterstützt“ bedeutet, dass SquadBear die Aufgabe oder den Nachweis hält, während ein Teil der Maßnahme in einem anderen System stattfindet.
| Maßnahme (Control) | In SquadBear | Nachweis für das Audit |
|---|---|---|
| Ein-, Um- und Austritte (Joiners, Movers, Leavers) | ||
| 6.5 · 5.11Pflichten bei Beendigung und Rückgabe von WertenFührt aus | Das Offboarding startet beim Austritt - Aufgaben übergeben, Zugriffe entziehen, Ausstattung einsammeln - jeder Schritt mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdatum. Offene Genehmigungen wandern zur Führungskraft. | Ein Prozessdurchlauf pro Austritt mit Verantwortlichen und Abschlusszeit jedes Schritts sowie allen Änderungen im Audit-Log. |
| 6.2 · 6.6Beschäftigungsbedingungen und VertraulichkeitsvereinbarungenUnterstützt | Das Onboarding startet mit der Einstellung. Ein Richtlinien-Schritt wartet auf die Bestätigung, und ein Upload-Schritt sammelt den unterschriebenen Arbeitsvertrag oder das NDA, optional mit Freigabe durch Admin oder Führungskraft. | Zeitachse des Durchlaufs - Verantwortliche, Abschlusszeit und Prüfperson pro Schritt - sowie die Datei in der Personalakte. |
| 5.18Zugriffsrechte bei Eintritt, Wechsel und AustrittUnterstützt | Ein Prozess kann bei Einstellung, Austritt oder Änderung von Titel, Rolle oder Führungskraft starten und weist der Zugriffsprüfung eine verantwortliche Person zu. Das Deprovisionieren in Drittsystemen bleibt eine dokumentierte Aufgabe. | Abgeschlossene Zugriffsschritte und Entscheidungen mit Verantwortlichen und Zeitstempel. |
| 6.1Überprüfung von Bewerbenden (Screening)Unterstützt | Ein Aufgaben-, Upload- oder Entscheidungsschritt im Onboarding hält fest, dass die Prüfung erfolgt ist und durch wen. SquadBear führt selbst keine Background-Checks durch. | Der abgeschlossene Schritt mit Prüfperson und Zeitpunkt. |
| Bewusstsein und Schulung | ||
| 6.3 · 7.2Informationssicherheitsbewusstsein, Ausbildung und SchulungUnterstützt | Die Vorlage für die jährliche Sicherheitsschulung startet an jedem Eintrittsjubiläum und wartet auf die Bestätigung der aktuellen Sicherheitsrichtlinie. Ergänzen Sie bei Bedarf einen Upload-Schritt für Kurszertifikate. | Ein Durchlauf pro Person und Jahr mit Abschlusszeiten. |
| Richtlinien (Policies) | ||
| 5.1 · 7.3Informationssicherheitsrichtlinien und deren KenntnisnahmeFührt aus | Unternehmensdokumente mit unveränderlichen Versionen und Kampagnen, die einen Empfängerkreis bis zu einem Stichtag um Bestätigung bitten. Erinnerungen gehen nur an Personen, die noch nicht bestätigt haben. | Pro Kampagne: wer angefragt wurde, Status, bestätigt am (CSV). Pro Bestätigung: getippter Name, Versions-Fingerabdruck (SHA-256), Uhrzeit, Kanal. |
| 7.5Dokumentierte InformationUnterstützt | Richtlinienversionen werden nie überschrieben oder gelöscht, und „Gültig seit“ hält fest, ab wann jede Fassung in Kraft war. | Versionshistorie mit eigenem SHA-256-Fingerabdruck pro Version. |
| 5.10 · 6.4 · 6.7 · 7.7Zulässige Nutzung, Disziplinarprozess, Telearbeit, Clear DeskUnterstützt | Dieselben Kampagnen für alle weiteren Richtlinien, deren Kenntnis diese Controls verlangen. Die Durchsetzung im Alltag liegt außerhalb von SquadBear. | Bestätigungen pro Version als CSV-Export. |
| Zugriff und Protokollierung | ||
| 5.15 · 5.17 · 8.5Zugriff auf SquadBear selbstFührt aus | Vier Rollen, verpflichtendes MFA für den gesamten Workspace mit Schonfrist, Passkeys sowie Google- oder Microsoft-Anmeldung, die Sie für Ihre Domain voraussetzen können. Das Offboarding beendet Sitzungen, KI-Freigaben und API-Schlüssel sofort. | MFA-Statusbericht sowie Audit-Einträge für Rollen- und Anmelderichtlinien-Änderungen. |
| 8.15Protokollierung (Logging) für Ihr HR-SystemUnterstützt | Admin-Änderungen an Personen, Rollen, Richtlinien, Bestätigungen, Prozessen und Einstellungen werden im Audit-Log gespeichert. Die Einsicht erfordert den Team- oder Enterprise-Tarif. | Das Audit-Log, gefiltert nach Person, Datensatz oder Zeitraum. |
| Datenschutz | ||
| 5.34Datenschutz und Schutz personenbezogener Daten (PII)Unterstützt | Datenregion EU oder US, vollständiger Datenexport pro Person und DSGVO-Löschung (Crypto-Shredding), bei der Compliance-Nachweise unter einem Platzhalternamen erhalten bleiben. | Die Exportdatei und der Löschbeleg. |
Prozesse steuern Ein-, Um- und Austritte, Kampagnen sammeln Richtlinien-Bestätigungen, und das Audit-Log zeichnet jede Admin-Änderung auf. Die Nachweise entstehen automatisch im Tagesgeschäft.
Eine Einstellung startet das Onboarding mit Verantwortlichen und Fristen relativ zum Startdatum. Ein Richtlinien-Schritt wartet auf die Unterschrift der neuen Person, ein geprüfter Upload-Schritt sichert das NDA, und ein Entscheidungsschritt dokumentiert das abgeschlossene Screening.
CreatedOnboarding
MartaSep 14start −2d
JuliaSep 15start −1dEmilySep 17start +1dEmilySep 18start +2dEin Prozess kann immer dann starten, wenn sich Position, Rolle oder Führungskraft ändern. Weisen Sie der Zugriffsprüfung eine verantwortliche Person und einen Entscheidungsschritt zu, damit jeder Wechsel dokumentiert, wer was geprüft hat.
Processes · Active
Job title or Role changed
AdamAdamJulia Mazur · Product Designer → Design Lead · run started Oct 2Die Offboarding-Vorlage entzieht zuerst die Zugriffe, bevor die Hardware zurückgefordert wird, und informiert HR nach Abschluss beider Schritte. SquadBear beendet die eigenen Sitzungen und KI-Assistenten-Freigaben der austretenden Person im selben Augenblick.
InactiveSquadBear sessions, AI assistants and API keys ended · Sep 30, 17:40
Process
MartaMartaJuliaDie jährliche Sicherheitsschulung benachrichtigt jede Person am Jahrestag ihres Eintritts und wartet auf die Bestätigung der aktuellen Sicherheitsrichtlinie. Veröffentlichen Sie den jährlich geprüften Text als neue Version, fragt der Prozess automatisch diese Fassung ab.
Processes · Compliance
Tomasz Wójcikanniversary Sep 12Signed v4
Natalia Barananniversary Sep 26Signed v4
Magda Królanniversary Oct 3Due Oct 17Beim Veröffentlichen wird der SHA-256-Hash der Datei fest mit der Version verknüpft. Starten Sie eine Kampagne mit Fälligkeitsdatum für alle, ein Team oder einzelne Personen - Erinnerungen gehen nur an diejenigen, die noch offen sind (Tag 1 und 3 nach Fälligkeit, danach wöchentlich).
Documents · ISO 27001 Campaign
ISO 27001:2022 · Version 4.0 · Effective 15 Jul 2026
Signed
31
of 46 people
Pending
15
reminders sent
Compliance
Audit-ready
Audit log
Setzen Sie MFA für den gesamten Workspace oder Google- bzw. Microsoft-Login für Ihre Domain voraus. Rollenänderungen, MFA-Einstellungen, Richtlinien-Updates und Prozessschritte landen im Audit-Log - filterbar nach Person, Datensatz oder Datum.
Settings · Audit log
employee.updatedTomasz W. · role: managerMarta Z.policy.acknowledgment_revokedInfoSec v4 · reason recordedMarta Z.policy.rollout_createdInfoSec v4 · all active · 46Marta Z.process_action.completedRevoke system access · Filip K.Marta Z.mfa.policy_updatedMFA required · 14-day graceMarta Z.Verbinden Sie SquadBear über MCP, und Ihr Assistent arbeitet unter Ihrem eigenen Login und Ihrer Rolle. Er stellt den Status für das Management-Review zusammen, prüft offene Austritte und Schulungen, startet Richtlinien-Kampagnen - und jede Änderung landet im selben Audit-Log wie in der Web-App.
Prepare the people-controls status for Thursday's management review - policies, joiners, movers, leavers, yearly refreshers and audit log changes since July.
list_policies{}list_process_runs{ "processId": "prc_onboarding" }list_process_runs{ "processId": "prc_role_change_review" }list_process_runs{ "processId": "prc_offboarding" }list_process_runs{ "processId": "prc_security_training" }list_audit_logs{ "from": "2026-07-01" }“Erstelle den Status der Personal-Controls für unser Management-Review - Richtlinien, Eintritte, Rollenwechsel, Austritte, Schulungen und Audit-Log seit Juli.”
list_policies · list_process_runs · list_audit_logs
“Haben alle Personen mit Start seit Juli ihr Onboarding inklusive NDA-Upload abgeschlossen?”
list_process_runs · get_process_run
“Bei welchen Austritten aus diesem Monat sind noch Offboarding-Schritte offen, und wer ist zuständig?”
list_process_runs · get_process_run
“Wessen jährliche Sicherheitsschulung ist aktuell offen und wann fällig?”
list_process_runs · get_process_run
“Mach die hochgeladene v4-Datei zur aktiven Informationssicherheitsrichtlinie und bitte alle bis Monatsende um Bestätigung.”
list_files · publish_policy_version · create_policy_rollout
“Zeige mir alle Rollenänderungen und widerrufenen Bestätigungen seit dem letzten Audit.”
list_audit_logs · Team und Enterprise
Da SquadBear personenbezogene Daten verarbeitet, gehört es in Ihr Lieferantenregister. Hier sind die wichtigsten Fakten für Ihre Prüfung.
EU oder US, bei der Registrierung fest gewählt. Jede Region nutzt eine eigene Datenbank und einen eigenen Dateispeicher.
Jede Datenbankabfrage ist strikt auf den angemeldeten Workspace begrenzt.
Cloudflare betreibt Anwendung, Datenbank, Dateispeicher und E-Mail-Versand. Stripe sowie Google- oder Microsoft-Login werden nur genutzt, wenn Sie diese aktivieren.
Optionale Zusammenfassungen nutzen Cloudflare Workers AI ohne Autorenzuordnung. Ein verbundener MCP-Assistent erhält ausschließlich die Werkzeug-Ergebnisse, für die sein Nutzer berechtigt ist.
Kein Tool kann das allein leisten. Eine Zertifizierung umfasst Ihr gesamtes ISMS - Anwendungsbereich, Risikobeurteilung, Erklärung zur Anwendbarkeit (SoA), internes Audit und Management-Review. SquadBear betreibt die personellen Controls darin und liefert die Nachweise, die sonst in Tabellen und E-Mail-Postfächern verstreut sind.
Eine Einstellung, ein Austritt, eine Änderung von Position, Rolle, Führungskraft oder Status sowie ein genehmigter Urlaubsantrag. Datumsbasierte Prozesse zählen Tage ab dem Startdatum, wiederkehrende laufen zum Eintrittsjubiläum, und Admins oder Führungskräfte können sie auch manuell starten.
Nein. SquadBear weist dieser Aufgabe eine verantwortliche Person, eine Frist und ein Prüfprotokoll zu. Das Entfernen von Konten in Ihrem Identity Provider oder anderen Tools bleibt ein Schritt, den die zuständige Person abhakt; SAML- oder SCIM-Provisioning gibt es nicht. Den eigenen SquadBear-Zugang der austretenden Person beendet das System sofort.
Prozessdurchläufe zeigen jeden Schritt bei Ein-, Um- und Austritten mit Verantwortlichen und Zeitstempeln. Der CSV-Export jeder Richtlinien-Kampagne listet alle angefragten Personen, ihren Status und den Bestätigungszeitpunkt. Das Audit-Log (Team und Enterprise) zeigt alle administrativen Änderungen.
Für die Kenntnisnahme interner Richtlinien (Policies) ist das genau der Nachweis, den Auditoren prüfen - wer welche Version wann und über welchen Kanal bestätigt hat. Es ersetzt keine qualifizierte elektronische Signatur (QES); Arbeitsverträge oder NDAs mit Schriftformerfordernis lassen Sie in Ihrem Signatur-Tool zeichnen und im Onboarding-Schritt hochladen.
Aktuell nicht. Unsere Sicherheitsseite dokumentiert Datenresidenz (EU), Mandantentrennung, Unterauftragsverarbeiter und KI-Grenzen für Ihre Lieferantenbewertung.
Prozesse, Unternehmensdokumente und Richtlinien-Kampagnen sind in jedem Tarif enthalten. Der kostenlose Tarif deckt bis zu fünf Personen und drei aktive Prozesse ab. Die Einsicht in das Audit-Log erfordert Team oder Enterprise.
Onboarding und Offboarding sind in jedem neuen Workspace vorbereitet, und das Audit-Log protokolliert ab der ersten Änderung. Hinterlegen Sie Ihre Richtlinien und die jährliche Schulung - der Rest läuft im Tagesgeschäft mit.
