Werden Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags erfasst?
Ja. Kommen, Pausenbeginn, Pausenende und Gehen sind einzelne Stempel. Jeder Tag zeigt Arbeits- und Pausenminuten und, wenn ein Arbeitsplan hinterlegt ist, die Sollminuten.
Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeit täglich erfassen, ohne jemanden zu überwachen
Ihre Mitarbeitenden stempeln im Browser, in Slack oder am Tablet im Eingang ein, machen Pause und stempeln aus. Stempel werden nie überschrieben, und eine Korrektur braucht eine Begründung und die Entscheidung der Führungskraft. GPS, Webcam, Screenshots oder Tastaturprotokolle gibt es in SquadBear nicht.
Einordnung, keine Rechtsberatung. SquadBear hilft Ihnen, die Aufzeichnung zu führen, die die aktuelle Rechtsprechung verlangt. Ob Ihre Lösung den Anforderungen genügt, klären Sie mit Ihrem Betriebsrat und Ihrer Rechtsberatung.
Attendance · Clock
Katarzyna Lewandowska
Product Engineer · Tue 27 Jan
Working
Started at 09:00
Take a breakClock out
Scheduled today8h
Assigned work schedule
Vor der Einführung
Sechs Fragen von HR, Betriebsrat und Steuerberatung
Eine Zeiterfassung ist schnell eingeführt. Akzeptiert wird sie erst, wenn diese Fragen beantwortet sind.
Kann jemand einen Eintrag nachträglich ändern?
Einen Stempel bearbeitet niemand. Eine Korrektur ist ein Antrag mit Begründung. Genehmigt die Führungskraft ihn, kommen neue Stempel hinzu, und die ersetzten bleiben gespeichert, als überholt markiert.
Was passiert, wenn jemand das Ausstempeln vergisst?
Nach 16 Stunden, oder nach der Grenze, die Sie festlegen, schließt sich die Schicht selbst und landet in der Prüfung. Dort trägt die Führungskraft das richtige Ende ein, oder die Person beantragt eine Korrektur.
Erfassen Sie Standort, Bildschirm oder Tastatur?
Nein. Ein Stempel hat kein Standortfeld, die Web-App fragt weder nach dem Standort noch nach der Kamera, und nichts zeichnet Bildschirm, Tastatur oder Aktivität auf. Das Tablet im Eingang nutzt seine Kamera nur, um einen QR-Code zu lesen.
Sehen Mitarbeitende ihre eigenen Zeiten?
Ja. Unter Meine Anwesenheit sieht jede Person ihre eigenen Tage. Führungskräfte sehen die Personen, die sie führen, Admins alle. Sonst sieht niemand die Daten.
Wie kommen die Stunden zur Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung?
Über die REST-API - ein Schlüssel mit Leserechten liefert die Schichten jeder Person mit Beginn, Ende, Arbeits-, Pausen- und Sollminuten. In der App exportieren Führungskräfte und Admins ihre eigene Woche oder ihren Monat als CSV. Einen Export für das ganze Team per Knopfdruck und eine DATEV-Datei gibt es nicht.
Was die Rechtsprechung verlangt
Objektiv, verlässlich, zugänglich - und was SquadBear dazu beiträgt
Der EuGH (C-55/18, CCOO gegen Deutsche Bank, 14. Mai 2019) und das Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21, 13. September 2022) erwarten, dass Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System erfassen. Die Übersicht zeigt, was SquadBear zu jedem Punkt beiträgt. Sie ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung. „Eingebaut“ funktioniert ohne Einrichtung. „Ihre Einrichtung“ hängt von einem Arbeitsplan, einer Richtlinie oder einem Kalender ab, den ein Admin pflegt.
| Anforderung | In SquadBear | Was Sie vorlegen können |
|---|---|---|
| Die drei Kriterien | ||
| EuGH C-55/18Objektiv - Beginn, Ende und Dauer jedes TagesEingebaut | Kommen, Pause und Gehen sind einzelne Stempel. Stempel aus dem Browser, aus Slack und vom KI-Assistenten tragen die Serverzeit, eine falsch gehende Handyuhr verschiebt sie also nicht. Ein Tablet, das offline war, behält die Zeit des Stempelns, solange sie in Grenzen liegt, die der Server prüft. Sonst geht der Stempel in die Prüfung. | Pro Person und Tag Beginn, Ende, Arbeits- und Pausenminuten. |
| EuGH C-55/18Verlässlich - keine stillen ÄnderungenEingebaut | Stempel werden nur angefügt, nie überschrieben. Eine Korrektur braucht eine Begründung und die Entscheidung der Führungskraft. Sie fügt neue Stempel hinzu und markiert die ersetzten als überholt. Wer selbst eine Führungskraft hat, kann Änderungen am eigenen Eintrag nicht genehmigen. | Der vollständige Stempelverlauf einer Schicht, überholte Stempel eingeschlossen, und jeder Prüfpunkt mit Entscheidung, entscheidender Person und Zeitpunkt. |
| EuGH C-55/18Zugänglich - jede Person sieht ihre ZeitenEingebaut | Jede Person sieht ihre eigenen Tage unter Meine Anwesenheit. Führungskräfte sehen die Personen, die sie führen, Admins alle. | Die eigene Ansicht der Mitarbeitenden und die Schichten jeder Person über die REST-API. |
| Im Alltag | ||
| PausenPausenregelnIhre Einrichtung | Eine Anwesenheitsrichtlinie legt fest, ab wann eine Pause fällig ist und wie lang sie sein muss - ohne Änderung 30 Minuten nach 5 Stunden Arbeit. Vor der Schwelle kommt eine Erinnerung, ein Tag mit zu wenig Pause geht in die Prüfung. Es gibt eine Schwelle pro Richtlinie und keinen automatischen Abzug. Eine zweite Stufe, etwa mehr Pause ab neun Stunden, prüft SquadBear nicht. | Pausenminuten pro Tag und die Prüfpunkte zu fehlenden Pausen. |
| AusnahmenVergessenes Ausstempeln, kurze und lange TageEingebaut | Eine offene Schicht schließt sich standardmäßig nach 16 Stunden und landet in der Prüfung. Beim Ausstempeln werden kurze Tage, Tage mit mehr als einer Stunde über Plan, fehlende Pausen sowie Arbeit im Urlaub oder an einem Feiertag zu Prüfpunkten. | Die Prüfliste, jeder Punkt mit Entscheidung, entscheidender Person und Zeitpunkt. |
| SollzeitSollstundenIhre Einrichtung | Die Sollzeit ist der Arbeitsplan der Person abzüglich genehmigten Urlaubs, an Feiertagen null. Ohne Arbeitsplan nimmt SquadBear keinen Achtstundentag an und meldet keine kurzen Tage. | Arbeits-, Soll- und Abweichungsminuten pro Tag. |
| FeiertageGesetzliche Feiertage in DeutschlandIhre Einrichtung | Die Vorlage für Deutschland enthält die neun bundesweiten Feiertage. Die Feiertage Ihres Bundeslands, etwa Heilige Drei Könige oder Reformationstag, trägt ein Admin selbst ein. Es gibt einen Kalender pro Land, diese Tage gelten also für alle im Workspace, die Deutschland zugeordnet sind. | Der Feiertagskalender und die Feiertagsmarkierung an jedem Tag. |
| ExportÜbergabe an Lohnbuchhaltung oder SteuerberatungIhre Einrichtung | Ein API-Schlüssel mit Leserechten liefert die Schichten jeder Person, bis zu 92 Tage pro Abruf. In der App exportieren Führungskräfte und Admins ihre eigene Woche oder ihren Monat als CSV. Einen Teamexport per Knopfdruck, einen DATEV-Export und eine Lohnabrechnung gibt es nicht. | Schichten pro Person mit Beginn, Ende, Arbeits-, Pausen- und Sollminuten. |
| AufbewahrungWie lange Einträge bleibenIhre Einrichtung | Einträge bleiben, bis Sie eine Aufbewahrungsfrist von 12 bis 600 Monaten festlegen, gerechnet ab dem Datum des Tages. Eine Schicht und ihre Stempel werden immer gemeinsam gelöscht. | Die Einstellung zur Aufbewahrung. |
So funktioniert es
Eine Aufzeichnung, die geführt wird, weil sie schnell geht
Vier Tasten für den Tag, auf Wunsch ein Tablet im Eingang und eine Prüfliste, die Führungskräften nur zeigt, was eine Entscheidung braucht.
Stempeluhr
Vier Tasten, ein Bildschirm
Einstempeln, Pause, weiter, ausstempeln. Derselbe Stempel geht am Laptop, im Browser des Handys, in Slack mit /clock oder über Ihren KI-Assistenten. Die Zeit setzt der Server, eine falsche Handyuhr schreibt den Tag nicht um.
Attendance · Clock
Katarzyna Lewandowska
Product Engineer · Tue 27 Jan
Working
Started at 09:00
Take a breakClock out
Scheduled today8h
Assigned work schedule
Sollzeit
Stunden, die Urlaub und Feiertage schon kennen
Die Sollzeit kommt aus dem Arbeitsplan abzüglich genehmigten Urlaubs. Ein Feiertag zählt null. Eine Verspätungsmeldung gibt es nicht, denn ein Arbeitsplan legt die Länge des Tages fest, keinen Beginn um 9 Uhr.
Attendance · Clock · Fri 24 Jul
Today’s attendance
Worked today3h 40mExcludes unpaid breaks
Breaks30mUnpaid meal
Scheduled today4hSchedule − approved leave
- Assigned work schedule
- 8h
- Approved leave
- −4h
- Scheduled today
- 4h
A public holiday is zero. No late flag.
Tablet im Eingang
Ein Tablet an der Tür
Koppeln Sie ein Tablet in den Workspace-Einstellungen. Gestempelt wird mit einer NFC-Karte oder mit dem wechselnden Code aus Clock in SquadBear. Es gibt keine Namensliste zum Antippen, keine Gesichtserkennung und keine Biometrie. Offline gestempelt wird mit Uhrzeit gespeichert und hochgeladen, sobald das Netz wieder da ist.
Kiosk · Building A lobby
Hold your card or badge
Tomasz Wójcik
In · 07:58Card ending · 84F2
Offline mode · Punch queued (07:58)
Clock · Show my badge
SquadBearCLOCK
WalletTomasz Wójcik
Rotates in 4:12
Korrekturen
Korrekturen mit nachvollziehbarer Spur
Ausstempeln vergessen? Die Person beantragt eine Korrektur mit Begründung. Die Führungskraft genehmigt sie wie beantragt oder mit Änderungen, oder sie lehnt ab. Niemand bearbeitet einen Stempel - die Originale bleiben, und der Prüfpunkt hält vorher und nachher fest.
Attendance · Review
Correction request · Tomasz Wójcik
Friday 23 January
Tomasz: “Forgot to clock out.”
- Before
- 09:00 – 01:00 · break 12:30 – 13:0015h 30m
- Tomasz asked
- 09:00 – 17:30 · break 12:30 – 13:008h
- After
- 09:00 – 17:45 · break 12:30 – 13:008h 15m
Julia Mazur
Approved with changes“We finished the release at 17:45.”
Anwesenheit
Wer da ist, nicht wo
Die Live-Anwesenheit zeigt, wer von den Personen, die Sie führen, gerade arbeitet, in Pause oder nicht da ist. Sie rät keine Verspätung und weiß nicht, wo sich jemand aufhält.
Attendance · Live presence
Who’s in
Platform · current shift projection
2 Working1 On break1 Not in
- Katarzyna LewandowskaWorking
Since 09:00
Marta ZielińskaOn breakSince 15:00
- Tomasz WójcikNot inLeave
On approved leave
- Julia MazurWorking
Since 08:30
Mit Ihrem KI-Assistenten
Die Ausnahmen des Tages in normaler Sprache klären
Verbinden Sie SquadBear per MCP, und Ihr Assistent arbeitet mit Ihrem Login und Ihrer Rolle. Er listet offene Prüfpunkte, zeigt, wer gerade arbeitet, stempelt Sie ein oder aus und beantragt Korrekturen - nach denselben Regeln wie die App.
Engineering Lead · ClaudeBeispielablauf
Prompt
Show me every attendance review item still open in Platform, oldest first, and say which ones are short days.
Beispieldatensatz
list_attendance_review3 open · Tomas correction (Fri, forgot clock-out) · Camila auto-closed · Leo short day (−46m)
Abfrageparameter ansehen
{ "status": "open", "teamId": "team_platform" }Beispieldatensatz
list_team_presence4 working · 1 on break · Camila not in (leave)
Abfrageparameter ansehen
{ "teamId": "team_platform", "state": "on_clock" }Three open items, oldest first: Tomas’s correction (forgot to clock out Friday - proposed 09:00–17:30), Camila’s auto-closed shift, and Leo short by 46 minutes. Only Leo is a short day. Camila is on approved leave today, so she is not on the clock. I can approve Tomas’s times if they look right - originals stay on file.
Jedes gezeigte Tool ist Teil des Produkts
Anfragen, die heute funktionieren
“Zeig mir alle offenen Prüfpunkte in meinem Team, die ältesten zuerst.”
list_attendance_review
“Wer aus meinem Team arbeitet gerade, und wer ist in Pause?”
list_team_presence
“Wie viele Stunden habe ich letzte Woche gearbeitet, gemessen an meinem Plan?”
get_attendance
“Stempel mich aus.”
punch
“Ich habe am Freitag vergessen auszustempeln und bin um 17:30 gegangen. Beantrage eine Korrektur.”
request_attendance_correction
“Genehmige die Korrektur von Tomas für Freitag.”
list_attendance_review · resolve_attendance_review
Warum es fair bleibt
- Ihr Login, Ihre Rolle
- Der Assistent verbindet sich über Ihre eigene OAuth-Anmeldung, nicht über ein gemeinsames Dienstkonto, und kann nur, was Sie auch in der App können.
- Gestempelt wird jetzt
- Der Assistent stempelt nur für Sie selbst und zur Serverzeit. Zurückdatieren kann er nicht - eine nachträgliche Änderung ist ein Korrekturantrag, über den die Führungskraft entscheidet.
- Führungskräfte sehen ihre Leute
- Anwesenheit und Prüfliste umfassen die Personen, die eine Führungskraft führt. Admins sehen den ganzen Workspace.
Datenschutz
Antworten für Ihre Datenschutzprüfung
Arbeitszeitaufzeichnungen sind personenbezogene Daten. Nach diesen Punkten fragen Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte meist zuerst.
Datenregion
EU oder USA, bei der Registrierung gewählt und danach fest. Jede Region hat eine eigene Datenbank und einen eigenen Dateispeicher.
Was ein Stempel speichert
Art, Serverzeit, Arbeitstag, Kanal und bei Tablet-Stempeln das Gerät. Eine Korrektur fügt eine Begründung hinzu. Kein Standort, kein Foto, keine IP-Adresse.
Wer was sieht
Jede Person sieht ihre eigenen Einträge, Führungskräfte ihre Leute, Admins alle.
Aufbewahrung
Bis Sie eine Frist von 12 bis 600 Monaten festlegen. Eine Schicht und ihre Stempel werden gemeinsam gelöscht.
Häufig gestellte Fragen
Macht SquadBear uns bei der Zeiterfassungspflicht rechtssicher?
Das kann kein Werkzeug versprechen. SquadBear liefert eine tägliche Aufzeichnung von Beginn, Ende, Pausen und Korrekturen, die die Mitarbeitenden einsehen können. Wie Sie sie einführen, was Ihre Betriebsvereinbarung regelt und wie lange Sie Einträge aufbewahren, klären Sie mit Betriebsrat und Rechtsberatung. Diese Seite ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.
Prüft SquadBear die Höchstarbeitszeit oder die Ruhezeit?
Nein. SquadBear markiert Tage, die den Arbeitsplan um eine festgelegte Spanne überschreiten, und Tage mit zu wenig Pause. Eine tägliche Höchstgrenze und eine Prüfung der Ruhezeit gibt es nicht.
Brauchen die Mitarbeitenden eine App auf dem Handy?
Nein. Gestempelt wird im Browser des Handys, und der fragt nie nach dem Standort. Ist Slack verbunden, geht es auch mit /clock in, /clock break, /clock resume und /clock out.
Ist das Tablet im Eingang Pflicht?
Nein. Der Kiosk gehört zur Anwesenheit und bleibt aus, bis Sie ihn einschalten. Stempeln am Laptop, am Handy und in Slack funktioniert ohne Tablet.
Können wir die Stunden für die Lohnabrechnung exportieren?
Teilweise. Ein API-Schlüssel mit Leserechten liefert die Schichten jeder Person für bis zu 92 Tage pro Abruf, und Führungskräfte und Admins exportieren ihre eigene Woche oder ihren Monat als CSV. Einen Teamexport per Knopfdruck, eine DATEV-Datei und eine Lohnabrechnung gibt es noch nicht.
Welche Feiertage sind enthalten?
Die neun bundesweiten, für 2026 und 2027. Tage, die nur einige Bundesländer begehen, etwa Fronleichnam oder Reformationstag, trägt ein Admin in den Kalender für Deutschland ein. Dieser Kalender gilt für alle im Workspace, die Deutschland zugeordnet sind.
Ist das dasselbe wie Zeiterfassung auf Projekte?
Nein. Die Anwesenheit hält fest, wann jemand arbeitet - Kommen, Pause, Gehen. Die Zeiterfassung bucht Stunden auf Projekte. Beides läuft unabhängig voneinander, und Ausstempeln erzeugt keine Zeitbuchung.
Welchen Tarif brauchen wir?
Anwesenheit und das Tablet im Eingang gibt es in jedem Tarif. Der kostenlose Tarif gilt für bis zu fünf Personen.
Eine Arbeitszeiterfassung, die Ihr Team wirklich führt
Schalten Sie die Anwesenheit ein, hinterlegen Sie Arbeitspläne und passen Sie die Pausenregel an. Gestempelt wird noch am selben Tag, ein Tablet können Sie später ergänzen.
Dein Agent ist verbundenUrlaub · Arbeitszeit · Personal